تقسم صفات السكرتير الناجح إلى ثلاث شخصية وعلمية وعملية.. صواب أم خطأ؟

تعد عبارة تقسم صفات السكرتير الناجح إلى ثلاث شخصية وعلمية وعملية صحيحة تماما، حيث تم تصنيف صفات السكرتير الناجح ضمن ثلاث فئات رئيسية لإدارة المكاتب بمعايير الكفاءة المهنية.

تقسم صفات السكرتير الناجح إلى ثلاث شخصية وعلمية وعملية

وأوضحت الأدبيات الإدارية أن الفئة الأولى، وهي الصفات الشخصية، تضم الجوانب السلوكية والخلقية وفي مقدمتها الصدق والأمانة وحفظ أسرار المؤسسة، إضافة إلى اللباقة وحسن التصرف وشدة الذكاء وقوة الذاكرة.

أما المظاهر الشخصية تتضمن الطلاقة في التعبير وحسن الاستماع وقوة الثقة بالنفس، إلى جانب الاهتمام بالمظهر الحسن والانتظام الدقيق في العمل وضبط النفس والهدوء أثناء التعامل مع المواقف الصعبة.

وذكرت التقارير المتخصصة أن الفئة الثانية المتعلقة بالصفات العلمية تفرض حصول السكرتير على مؤهل علمي أو شهادة متخصصة تؤهله لإدارة المكاتب، مع الاتصاف بسعة الاطلاع على كل ما يستجد في مجال عمله.

وتابعت المصادر استعراض الجوانب المعرفية، مشيرة إلى وجوب إلمام السكرتير بالأنظمة والقوانين الداخلية للمؤسسة، والقدرة على التعبير بلغة صحيحة، وإتقان برامج الحاسب الآلي مثل تطبيقات Word وExcel وPowerPoint، فضلا عن الإلمام بأساسيات الإدارة الحديثة وقواعد الإملاء وصياغة المراسلات وتنظيم السجلات.

أما الفئة الثالثة المتمثلة في صفات السكرتير العملية ترتكز على المهارات التطبيقية المباشرة، مثل إتقان مهارات الطباعة والنسخ والتصوير واستعمال الهاتف ومعالجة البيانات والإنصات والاتصال الفعال.

 المهارات الميدانية لصفات السكرتير تمتد لتشمل تنظيم الوقت وترتيب الأولويات، وإعداد وتنظيم الاجتماعات، وسرعة إنجاز المهام الموكلة بدقة، واستقبال الزوار، وأرشفة الملفات والحفاظ على سريتها الكاملة.

فتكامل هذه المقومات الفئوية الثلاث يُ شكل الركيزة الأساسية لضمان نجاح السكرتير في أداء مهامه كحلقة وصل رئيسية بين الإدارة والعاملين والجمهور.